¿Cómo optimizar la gestión interna de una agencia?
El trabajo y el día a día en el sector de la publicidad son siempre muy dinámicos, ágiles y cambiantes, por eso, Paprika, empresa especializada en servicios y soluciones para agencias publicitarias propone 8 consejos para gestionar los procesos a nivel interno:
1. Mejorar la comunicación entre todos los departamentos. Esta es la clave para mantener un buen ambiente dentro de una agencia. Es muy común que debido a las prisas, los cambios de última hora y las continuas peticiones de los anunciantes, la información se pierda por el camino o no llegue a todos de forma detallada al mismo tiempo. Por esto, contar con una herramienta “on line” donde todos los departamentos vuelquen la información en tiempo real, es primordial para conseguir que la comunicación interna sea un éxito.
2.Definir roles y procesos sencillos. Definir y documentar la metodología de trabajo en una agencia, argumentar los pasos a seguir por cada departamento y acotar las responsabilidades de cada puesto, mejorará la productividad, además de facilitar las relaciones entre los miembros de la plantilla. De esta manera, será más fácil que cada área tenga claras todas sus funciones.
3. Planificar con antelación la carga de trabajo de los equipos y recursos. Organización, ese es el “quid” de la cuestión. Tener una agenda o planning “on line”, donde todos los empleados introduzcan sus tareas en curso o pendientes de realizar, permitirá al equipo directivo estar en todo momento al tanto de todas las campañas en marcha, cerradas o aprobadas en las que habrá que empezar a trabajar.
4. Mentalizar a los empleados de la importancia de imputar horas contra proyectos. Éste es un punto crucial que proporcionará, en tiempo real y de manera precisa, información para identificar los clientes y proyectos que son más rentables y los que no lo son tanto; datos que permitirán tomar decisiones relevantes para el futuro de la agencia.
5. Implicar a toda la plantilla en los resultados de la compañía. Está comprobado que los trabajadores que se benefician de los objetivos obtenidos por su empresa, desempeñan sus funciones con mayor rendimiento. Hacer partícipes a los empleados de aquellas campañas y proyectos que han funcionado bien y que aquellos que hayan aportado su trabajo y esfuerzo, se vean recompensados, supone que la plantilla esté mucho más motivada.
6. Involucrar a los proveedores en nuestra metodología de trabajo. Los anunciantes están acostumbrados a controlar su proceso de compra y facturación con las órdenes de compra que envían a sus agencias. ¿Por qué no “educar” a los proveedores a funcionar del mismo modo? Conseguir que los colaboradores, se acostumbren a recibir de las agencias, las órdenes de compra que adjuntarán más adelante a cada factura emitida, supondrá mayor eficacia a la hora de gestionar todo este proceso.
7. Controlar la rentabilidad de los clientes de manera periódica. En algunas ocasiones, en el sector publicitario es habitual facturar por “Fees”, otras veces, sin embargo, se factura al cliente por acción realizada. En ambos casos, es importante controlar, mensual o trimestralmente, además de la rentabilidad por campaña, el margen de cada cliente (facturación, horas invertidas, compras, materiales producidos…).
8. Tener todo bajo control para no caer en la Ley de Murphy. Si algo puede salir mal, (pero está controlado, planificado y bien gestionado), NO saldrá mal.
Paprika es una empresa especializada en servicios y soluciones para agencias del sector de la publicidad, comunicación, RRPP, MKT y eventos. Ofrece formación y consultoría, además de desarrollar y comercializar un software de gestión de proyectos con contabilidad integrada específico para agencias creativas. www.paprika-software.com