Por Carlos Morales
La industria de los eventos siempre ha combinado las necesidades personales de los participantes con el impacto colectivo del evento en directo. En los últimos años, este servicio a los participantes se ha incrementado, sobre todo en la gestión individualizada de los invitados: desde la logística del viaje, el alojamiento y el catering hasta el programa, las ofertas se adaptan cada vez más a las necesidades personales.
Gracias a las herramientas digitales y la IA, llega la hiperpersonalización, que consiste en tratar a cada individuo de forma adaptada y ofrecer experiencias personalizadas a gran escala.
¿Qué significa la hiperpersonalización?
La hiperpersonalización significa adaptar los eventos a cada participante. La personalización normal sólo suele diferenciar entre unos pocos grupos objetivo; la hiperpersonalización personaliza la experiencia, desde el tono de la invitación hasta la selección del programa. Las tecnologías permiten analizar una gran cantidad de datos para ofrecer a cada invitado una experiencia única y relevante.
¿Por qué la hiperpersonalización?
La hiperpersonalización tiene grandes ventajas: si los participantes se sienten atendidos individualmente, su satisfacción y compromiso aumentan. Reciben la información y las ofertas que les interesan y se sienten valorados. El resultado: una conexión emocional más profunda con el evento y la marca, una mayor fidelidad, y un mayor éxito del evento.
Un estudio del Event Manager Blog (EventMB) de 2024, por ejemplo, muestra que los eventos diseñados pensando en el grupo objetivo pueden aumentar la satisfacción de los asistentes hasta en un 40%. La interacción entre los invitados y con la marca también es más intensa cuando el contenido y las ofertas están personalizados. Por lo tanto, la hiperpersonalización tiene un impacto directo en los indicadores clave de los eventos, como la satisfacción, la disposición a aprender o la intención de compra.
Así que no es de extrañar que la hiperpersonalización esté pasando de ser una tendencia a convertirse en el nuevo estándar. Statista predice que alrededor del 68% de todos los eventos corporativos que persigan objetivos de awareness y satisfacción de los asistentes, utilizarán alguna forma de hiperpersonalización en 2025.
La IA y las herramientas como catalizadores
Sin la tecnología, la hiperpersonalización sería difícilmente escalable. Solo la digitalización y la IA permiten evaluar grandes cantidades de datos en tiempo real y responder automáticamente a cada participante. Pero la tecnología no es suficiente: su valor solo puede aprovecharse mediante conceptos creativos y por organizadores experimentados.
La IA ya puede ayudar con la inscripción, por ejemplo. En lugar de un formulario rígido, un chatbot guía al participante en el proceso de inscripción de forma dialogada y registra sus preferencias. A partir de ahí, un software confecciona una agenda personalizada para cada participante. Sensores in situ (como RFID) hacen que las pantallas muestren mensajes de bienvenida personalizados o información relevante en cuanto se acerca un invitado. Todo ello contribuye a que cada visitante se sienta atendido individualmente.
La hiperpersonalización en la práctica
La personalización comienza mucho antes del evento y acompaña al participante hasta después del mismo. Empieza con la invitación, que contiene contenidos personalizados. Continúa con la organización a medida del viaje y el alojamiento hasta la selección del menú de la cena, que se solicita con antelación. En el evento, podemos ofrecer a los invitados distintos itinerarios que se ajusten a sus intereses y crear formatos de interacción personalizados. Sigue después del evento, con emails de seguimiento con la información relevante para cada participante.
Es importante dominar el equilibrio entre valor añadido y privacidad. Los participantes aprecian las ventajas de los servicios personalizados siempre que siga siendo transparente para qué se utilizan sus datos y conserven el control sobre ellos. Con sensibilidad y respeto por los invitados, la hiperpersonalización crea un verdadero valor añadido sin ser intrusiva.
Carlos Morales (