La falta de asistencia desluce los eventos, deja a personas interesadas sin opción de asistir, dificulta el cálculo del aforo y tiene un impacto negativo en la sostenibilidad
Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) se ha adherido a la denominada ‘Alianza contra el Ausentismo’, campaña impulsada por la Fundación COTEC para combatir el ausentismo en los eventos presenciales. El objetivo es luchar contra esta tendencia en auge que lo único que consigue es tener un “impacto negativo en la asistencia, los resultados y la sostenibilidad”, explican.
Ausentista es aquel que recibe una invitación para asistir a un evento presencial, acepta la invitación, confirma su asistencia, rellena el formulario de inscripción y finalmente no asiste al evento, no avisa de antemano ni disculpa su ausencia a posteriori. La persona que recibe una invitación y declina asistir, o simplemente no responde, no debe ser considerada ausentista.
Según datos de la Fundación Cotec, en 2023, una de cada tres personas inscritas para asistir a uno de sus eventos fue ausentista. El porcentaje de ausentismo registrado fue del 32%. La tasa más alta coincidió con su evento más importante y multitudinario, la Gala que celebran anualmente (46%). El ausentismo fue mayor en los 7 eventos celebrados en su sede de Madrid (19%) que en los 9 organizados fuera de la capital (12%).
Si se atiende a diferentes fuentes de datos de la industria, la mayoría de los planificadores de eventos sitúan la tasa de “no asistencia” en torno al 40%, pudiendo llegar al 50% en el caso de los eventos sin coste de entrada o registro, lo que significa que, de cada 100 personas registradas, lo más probable es que solo acudan 60 frente a 40 personas que no lo harán.
Este ausentismo puede variar dependiendo de factores como el tipo de evento, la ubicación, la hora, la fecha, el compromiso requerido a los asistentes, y si el evento es gratuito o de pago. Para las agencias que forman parte del sector organizar un evento implica una dedicación considerable en términos de esfuerzo y coordinación, independientemente de su tamaño o naturaleza. Los equipos de profesionales a lo largo de toda la cadena de valor trabajan para que cada detalle cuente y que el resultado sea el buscado. Para ello destinan recursos y tiempo a todas las etapas, desde la conceptualización hasta la ejecución y posterior seguimiento y medición de resultados.
La confirmación de asistencia y una participar activa demuestra respeto y valoración del trabajo y el compromiso que han puesto los organizadores del evento, además de una enorme oportunidad para aprovechar situaciones y momentos que solo se dan en esas circunstancias.
Conscientes de que es un problema común a todas las organizaciones que celebran eventos presenciales, la iniciativa incluye un decálogo de medidas que se comprometen públicamente a cumplir e invita a otras entidades a unirse, para compartir experiencias, medidas y resultados. Entre los compromisos incluidos destaca la profesionalización de las convocatorias, dando las máximas facilidades al invitado en términos de facilitar las formas de cancelación, el respecto a la privacidad de los datos, no abusar de la sobre reserva que pueda derivar en ‘overbooking’ o la segmentación de la convocatoria, entre otras.
Además, desde la Alianza han establecido un sistema de penalización propio que incluye medidas como la exclusión de los ausentistas de siguientes convocatorias o, en el caso de perfiles reincidentes, la eliminación definitiva de las listas de convocatoria.
La incorporación de AEVEA a la ‘Alianza contra el ausentismo’ refleja su compromiso con la promoción de prácticas responsables, así como su compromiso con el desarrollo sostenible de la industria de los eventos. Entidades como el Club Excelencia en Gestión, el Foro de Marcas Renombradas Españolas o la Fundación Cruz Roja Española, entre otras; se han sumado a la iniciativa de la Fundación Cotec.