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AEVEA y AERCE presentan una guía de buenas prácticas para el sector eventos

Junto con la Asociación de Marketing de España, se han presentado las recomendaciones a seguir por los profesionales del sector para poner en común las reglas del juego en cuanto a la compra de servicios de eventos

La Asociación de Marketing de España ha celebrado la primera de una serie de jornadas sobre la contratación de servicios de marketing enfocada a eventos, en colaboración con Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) y Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos de España (ARCE).

Víctor Conde, director general de la Asociación de Marketing de España, ha asegurado que “los eventos están tomando un protagonismo cada vez mayor como herramienta en la estrategia de comunicación tanto interna como externa y es lo que nos ha llevado a organizar esta jornada. Con esta serie de encuentros, queremos profundizar sobre el tema de la contratación para establecer entornos de comprensión y colaboración mutua entre las partes involucradas y conseguir, una contratación eficaz en los resultados y en los costes de las empresas. Se continua así, con el espíritu de la Asociación de fomentar el buen marketing y la transparencia en la profesión”.

Por su parte, la gerente de negocio de Ibercaja, Ana Duró, ha señalado que “los eventos nos permiten crear un momento único y una experiencia en la que conseguimos movernos por emociones. En Ibercaja, los eventos son clave, de hecho, en los tres últimos años hemos organizado más de 400 eventos a los que han asistido más de 40.000 invitados”.

La jornada ha comenzado con la presentación de la Guía de buenas prácticas en la compra de servicios de eventos elaborada por AEVEA y AERCE. Donde Andrés Virto, presidente de AEVEA, ha asegurado que “los eventos son una parte importante en la estrategia de las compañías y esta guía es toda una declaración de intenciones porque recoge cómo se deben realizar los eventos de manera clara y transparente”.

La guía incluye diferentes apartados como la definición del equipo de compras para evento, proceso de homologación de proveedores, briefing, concurso, mesa de compra como órgano decisor, modelos presupuestarios, criterios de adjudicación, negociación, análisis de las propuestas, contratación y facturación, gestión de proyecto y resumen ejecutivo.

“Afortunadamente los eventos están cada vez más integrados en la estrategia de marketing de las empresas, pero hemos llegado a ver al departamento de Recursos Humanos organizando eventos. Actualmente las empresas disponen de un calendario y los eventos están planificados”, reconocía Carlos Lorenzo.

Durante la presentación se han detallado cada uno de los pasos a seguir en la contratación de un evento, un aspecto importante a tener en cuenta es la elección de proveedores. Los expertos han aconsejado que es interesante que haya una media de cinco proveedores, “es bueno que haya competencia” han asegurado. Respecto a los presupuestos, los profesionales recomiendan hacer una plantilla para que todos los proveedores realicen la propuesta bajo el mismo formato, de manera que se facilite el trabajo a todas las partes.

En términos de subasta, garantizar la máxima transparencia es crucial y, a la hora de adjudicar el proyecto, es importante informar también a las agencias que no hayan sido elegidas por cuestiones éticas.

Desde AEVEA y AERCE han concluido con una serie de recomendaciones a la hora de presentar propuestas que consisten en: estar adaptadas al briefing, contar con presupuestos transparentes, aportar un valor añadido real, valorar el tiempo del equipo humano y proveedores, hacer una defensa presencial del proyecto y establecer un calendario de pagos y cobros adecuados al sector.

Olga García, experta en dirección de proyectos de Marketing y Eventos de negocio, ha indicado que el hecho de que haya una voluntad entre anunciantes, agencias y departamentos de compras supone un gran avance para hacer bien las cosas en la industria. En el otro extremo, García ha indicado que un aspecto negativo es que los eventos tienen un carácter muy vulnerable en la compañía porque tienen un componente lúdico. “Cuando ocurre algo en el mercado que afecta a la reputación de la compañía, lo primero que cancelan es el evento”.

Los ponentes han concluido con que la guía son recomendaciones orientadas a definir las reglas del juego en el sector, pero lo fundamental es trabajar de forma conjunta y coordinada entre todas las partes. Lorenzo ha asegurado que “esta guía de buenas prácticas es un gran paso en el mundo de los eventos para conseguir estabilidad en la industria y para que todos ganemos”.