5 herramientas para optimizar los procesos digitales y mejorar el negocio

La utilización de la nube, los programas financieros para llevar el control de la empresa, las redes sociales internas o los programas digitales de recursos humanos son algunas de las múltiples opciones disponibles para optimizar los procesos

Las pymes ya representan el mayor tejido empresarial en el mundo. Sin embargo, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas todavía no aprovechan el potencial que ofrece la digitalización de sus negocios. De hecho, según un estudio de IDC, solo el 44% de las compañías está actualmente invirtiendo en tecnología con el fin de mejorar el negocio y la cuenta de resultados. La implementación de la digitalización tiene como principales ventajas el aumento de las ventas, la reducción de costes, la mejora en el servicio del cliente, la facilidad de acceso a la información, la optimización de procesos y el incremento de productividad de los trabajadores.

Los negocios nacen, crecen y se posicionan en el mercado; siendo el segundo el proceso más largo y donde las compañías se consolidan y buscan escalar o diversificar parte de sus activos. Las empresas que apuesten por la transformación digital de sus procesos obtendrán mayores ventajas competitivas respecto a los competidores. En este sentido, expertos de Nemuru han seleccionado cinco herramientas digitales con las que pymes y autónomos pueden gestionar su negocio de forma óptima.

 

Software de contabilidad y facturación

El hecho de contar con un programa de contabilidad y facturación digital supone grandes ventajas para las pymes a la hora de tomar decisiones que afecten a su actividad. Gracias a la digitalización de los procesos, es mucho más sencillo llevar la contabilidad de la empresa, crear y gestionar facturas, generar presupuestos, tener control sobre los gastos y los ingresos, presentar impuestos, etc. Muchas pymes utilizan programas como Excel para desarrollar la actividad de este departamento; sin embargo, existen otras plataformas de software que permiten integrar toda la información contable y financiera de la compañía en un único entorno, con el consiguiente ahorro de tiempo y optimización de procesos. Un ejemplo podría ser Holded.

 

Plataformas de financiación en el punto de venta

La financiación al consumo en el punto de venta físico había estado siempre reservada a las grandes empresas, dejando fuera al resto. Un ejemplo gráfico podría ser la venta de un coche, financiado directamente por el concesionario. Sin embargo, existen herramientas que cubren esta necesidad y ponen a disposición del profesional una plataforma tecnológica para originar y administrar préstamos en el punto de venta, haciendo de intermediario entre el cliente, profesional y banco en tiempo real. De este modo, el profesional puede ofrecer planes de financiación flexibles a sus clientes, quienes pueden adquirir préstamos personales de hasta 20.000 euros, y él recibe el pago de forma inmediata, lo que permite centrarse sin riesgos en los servicios.

La herramienta de la que dispone Nemuru, enfocada al sector de reformas del hogar, ha demostrado incrementar hasta un 30% el volumen de clientes y un 50% el ticket medio de éstos. Por su parte, el cliente encuadra en la compañía una vía alternativa al proceso de financiación ahorrando tiempo y costes en la tramitación del préstamo, con la seguridad de una entidad tradicional. Los bancos se benefician, a su vez, de un nuevo canal de ventas mediante el cual diversifican la forma de vender sus productos.

 

Herramientas digitales de recursos humanos

El departamento de RR.HH. también precisa programas digitales, desde el momento inicial de la captación de personal –a través de redes sociales como LinkedIn o Infojobs- hasta la preparación de nóminas, el control de ausencias, la solicitud de vacaciones o la comunicación entre diferentes departamentos. Existen programas de gestión gratuitos para menos de 10 empleados, como Factorial, mediante el cual se pueden automatizar diferentes procesos dentro de la compañía. Los empleados pueden solicitar los días de vacaciones a través de la herramienta que, tras la aprobación de su superior, se queda registrado en el sistema. El programa también controla las ausencias, festivos o bajas evitando que este control deba efectuarse de forma manual.

 

Plataformas de almacenamiento en la nube

Tener un espacio de almacenamiento en la nube siempre será una buena inversión para las pymes, ay que suponen una fuente de seguridad alternativa –debido a los constantes ciberataques de datos-, así como una vía que facilita el trabajo en equipo. Una solución estándar es crear copias de seguridad de forma recurrente. Estos sistemas permiten realizar backups automáticos de la información que pueden ser restaurados de forma sencilla. Otra solución podría ser alojar los archivos en la nube para trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar accediendo a la información de la compañía de forma remota. Gsuite de Google es la herramienta favorita para aprovechar el almacenamiento de Google Drive, el acceso a mail corporativo y el trabajo colaborativo de Google Docs y Google Sheets.

 

Herramientas digitales para la comunicación

El entorno colaborativo en una organización y la comunicación intrapersonal es fundamental para alcanzar el éxito de cualquier negocio. Hoy en día, existen redes sociales o plataformas de comunicación adaptadas al mundo empresarial. Es preferible utilizar redes sociales adaptadas al mundo laboral donde los empleados puedan consultar dudas sobre la compañía o compartir impresiones con sus compañeros a través del chat interno. Una de las redes sociales más populares es Slack, totalmente gratuita y cuya utilización se asemeja mucho a Facebook. Los usuarios crean su propio perfil y se pueden establecer distintos grupos de trabajo. Además de facilitar la comunicación del equipo, este tipo de herramientas son muy útiles para mejorar el clima y la motivación del equipo con la empresa.

 

La digitalización de los procesos en las pymes es una realidad que cada vez más compañías están abrazando e implementando.