Ocho errores habituales que convierten al email en una herramienta de comunicación improductiva
Coincidiendo con el Día Internacional de Correo, el proveedor de servicios de cloud hosting, Acens, ha desgranado los ocho errores más habituales a la hora de trabajar con el correo electrónico.
La primera, y quizá más obvia pero no menos importante es no definir el uso del corre electrónico. Existen tantas opciones, configuaraciones y servicios asociados al correo como necesidades tienen las empresas y usuarios. Por eso, lo importante es hacer un diagnóstico y determinar qué solución resuelve mejor cada problemática: uso que se le va a dar al correo –particular, campañas de email marketing…–, número actual de usuarios y previsión de crecimiento, incorporación de soluciones colaborativas, necesidad de personal técnico, incremento de consumos y costes, riesgos de intrusión, garantía de disponibilidad etc.
En segundo lugar, Acens señala que el error reside en olvidar compaginar diferentes herramientas de comunciación. Existen diferentes situaciones en las que el correo electrónico puede no ser la vía de comunicación más idónea, y se podría sustituir por otras.
El tercer error sería no tener definida una estrategia multicanal. Un e-mail bien redactado y con un mensaje potente puede ser un medio para impactar a clientes o proveedores, pero quizá no sea el mejor canal para recibir información de retorno. Un informe de Marketing Sherpa revela que los tres canales de marketing que las empresas están integrando junto a sus programas de email son las webs y los microsites (75%), las redes sociales (56%) y eventos ad hoc (exposiciones, demos, webinars… 40%).
En cuarto lugar, la compañía cree que es un error ahorrarse el filtro de spam y malware. Se estima que 7 de cada 10 correos electrónicos enviados cada día son spam y casi 1 de cada 10 esconde algún tipo de malware, por lo que incorporar soluciones de filtrado de correo no deseado y que detecten correos que llevan malware y phising, no sólo ayuda a incrementar la productividad sino que ayuda a evitar males mayores.
Como quinta recomendación, la compañía aconseja hacer copias de seguridad. Cada vez almacenamos en el buzón de correo más información valiosa y ya sea mediante servicios de almacenamiento en la nube, de soluciones de disco duro virtual o hasta las cintas de back up, las copias de seguridad permiten recuperar la actividad ante el robo de un móvilo portátil, el mal funcionamiento de un servidor de correo o la ruptura de un disco duro.
Otro error que destacan es no aprovechar las ventajas del correo móvil. Se calcula que los usuarios de móviles pasan una media de 15 minutos al día gestionando el correo electrónico, por lo que el uso de servicios y aplicaciones que permitan sincronizar las cuentas de email, trabajar con documentos adjuntos etc ayudan a ahorrar tiempo, incrementar la productividad de los empleados y no duplicar el trabajo, pues según ExactTarget, el 90% de los usuarios de smartphones accede a la misma cuenta de correo en el móvil y en el ordenador.
Asimismo destacan que todavía hay usuarios que no saben gestionar bien el correo. Se calcula que cada segundo circulan más de 16.000 correos electrónicos por las redes de todo el mundo. Esto implica un alto nivel organizativo por parte del usuario para no perderse en la maraña de emails. Por eso es importante conocer bien las funcionalidades de las aplicaciones de correo para usar las carpetas para clasificar y almacenar correos; crear reglas para la recepción y envío de mensajes; etiquetar los correos; eliminar los mensajes de la bandeja de entrada para no releer los mismo correos; compartir tareas, contactos y calendarios; establecer una relevancia o prioridad a cada mensaje.
El último error señalado por Acens tiene que ver con no pensar antes de mandar un email. Responder al remitente sin terminar el correo, enviar el email sin adjuntar el archivo, contestar a otro contacto, no definir bien el asunto del correo, malinterpretar el tono del correo etc genera situaciones en las que de forma involuntaria acabamos enviando dos o tres veces el mismo correo.